Talents et formation

Comment fonctionne l’analyse des besoins de formation ?

Le 4 septembre 2024 - 7 minutes de lecture

Une illustration abstraite et dynamique de quatre silhouettes s'éloignant. L'arrière-plan présente des taches audacieuses dans des tons de rose, d'orange, de violet et de beige, créant une scène dynamique et vivante.

En France, le droit à la formation est une obligation légale pour les entreprises. Entre autres, elle constitue un atout pour prendre en main son avenir professionnel chez les salariés. Pour l’employeur, la formation permet d’acquérir de nouvelles compétences essentielles pour occuper un poste. Elle représente également un outil pour renforcer la motivation et la productivité des talents. Par conséquent, elle revêt une importance stratégique. Dans ce sens, établir un plan de formation devient un enjeu de taille pour l’équipe RH. Cela commence par l’analyse des besoins de formation.

Comprendre l’analyse des besoins de formation

Pour comprendre ce concept, il est important de le définir et d’identifier son importance stratégique au sein d’une entreprise.

Définir le concept d’analyse des besoins

L’analyse des besoins de formation consiste à identifier le type de formation dont les collaborateurs ont besoin pour mener à bien leur travail, renforcer leurs compétences et améliorer leurs performances.

Elle se concentre généralement sur un manque à combler dans un court laps de temps. À cet effet, elle n’étudie pas le plan de formation du salarié sur le long terme. Cette analyse peut prendre plusieurs formes en fonction des objectifs fixés par l’employeur :

Analyse organisationnelle : elle permet d’obtenir une vue d’ensemble des besoins des collaborateurs de l’entreprise. Ainsi, elle met en avant les formations globales qui font défaut et celles qui sont nécessaires. C’est le cas des formations de sensibilisation sur la cybersécurité ou des cours d’Excel avancés.
Analyse au niveau des équipes : elle se concentre davantage sur les lacunes au sein d’un service ou d’un département en particulier. Elle met souvent en exergue les besoins en formation sur la collaboration et la résolution de problèmes.
Analyse des besoins individuels : elle s’intéresse aux aspirations professionnelles du collaborateur. À noter que ce dernier exprime souvent ses besoins au cours d’une évaluation des performances individuelles.

Identifier l’importance stratégique pour les entreprises

L’identification des besoins en formation impacte la productivité des salariés. Prenons l’exemple des employés dont les compétences deviennent obsolètes face à l’émergence de nouvelles technologies. Une formation sur mesure entraîne une hausse de la productivité et favorise leur motivation.

Cette démarche maintient également la compétitivité de l’entreprise et améliore son image de marque. En proposant une formation sur les technologies vertes par exemple, elle manifeste ses engagements.

Une étude de LinkedIn révèle que la formation en entreprise est un facteur de fidélité des collaborateurs. À cet effet, 94 % des personnes sondées sont prêtes à rester longtemps chez un employeur qui investit massivement dans le développement des compétences.

À titre d’exemple, Airbus a réussi à réduire le turnover de ses salariés de 15 % en proposant des formations dans des domaines émergents comme l’économie et l’intelligence artificielle.

Méthodologie pour réaliser une analyse efficace

Pour mener à bien une analyse, il faut mettre en place une méthode efficace. Cette dernière implique de procéder par étape.

Étapes clés du processus d’analyse

La méthode du « Qui fait quoi, pourquoi et comment ? » permet de clarifier progressivement les besoins de chaque collaborateur.

Qui ? La réponse à cette question doit être le public cible du projet de formation. S’agit-il d’un groupe homogène comme les membres d’une même équipe ou d’un groupe hétérogène qui inclut tous les salariés de l’entreprise.

Quoi ? Cette seconde étape consiste à réaliser une analyse FFOM (forces, faiblesses, opportunités et menaces). En pratique, elle vise à connaître les éléments qui satisfont les collaborateurs et ceux qui ne les satisfont pas. Elle consiste également à identifier les améliorations qu’ils souhaitent mener face à la situation.

Pourquoi ? À ce stade, on obtient déjà des informations concrètes sur les besoins des salariés. Il ne reste plus qu’à les hiérarchiser pour définir les formations qui ont la priorité.

Comment ? Au vu des éléments collectés, l’entreprise a-t-elle les moyens de mettre en place un plan d’action pour y répondre ? D’autres moyens permettent-ils de combler ces lacunes à l’instar du coaching et du mentoring.

Outils et techniques recommandés pour la collecte de données

Plusieurs outils permettent de collecter les données. Vous avez le choix entre un ou plusieurs d’entre eux :

questionnaires,
entretien annuel individuel (disponible dans le module Carrière),
entretien auprès du responsable hiérarchique,
focus groupe,
observation sur le terrain.

Évaluer les résultats et mettre en œuvre les actions

Les données recueillies lors de l’analyse doivent être exploitées pour préparer un plan d’action efficace adapté aux salariés, aux moyens matériels et financiers de l’entreprise.

Analyser les écarts de compétences identifiés

Après avoir identifié les candidats à la formation ainsi que leur difficulté, la prochaine étape consiste à analyser les compétences nécessaires pour accomplir les tâches liées à leur poste. Ces détails sont disponibles dans le référentiel métier.

Ensuite, il faut déterminer le niveau de compétence de ces personnes au moyen d’un test. Vous disposez maintenant d’éléments de comparaison. À cet effet, les données révèlent les lacunes des collaborateurs cibles.

Élaborer un plan d’action basé sur les résultats obtenus

Cette analyse des écarts permet déjà d’établir un plan de formation pour répondre aux difficultés de chacun. Actuellement, des outils en ligne permettent de concevoir un programme complet.

La prochaine étape consiste à trouver un expert pour mener à bien la formation au sein de l’équipe. Le choix de ce professionnel dépend généralement de la sélection de la méthode appropriée.

Entre autres, les formations mixtes qui mélangent présentiel et e-learning se révèlent plus efficaces d’après une étude menée par le cabinet Deloitte. Le plus important est de s’adapter aux styles d’apprentissages des collaborateurs.

Suivre et ajuster le dispositif de formation

La réussite d’une formation passe par plusieurs étapes. Parmi elles figurent le suivi et l’ajustement après sa mise en application.

Importance du suivi post-formation

Mesurer l’efficacité de la formation permet de mettre en place des stratégies d’ajustement si nécessaire. Prenons l’exemple d’une formation sur la gestion du temps. Est-ce qu’elle a réellement amélioré la productivité des salariés ?

Son impact doit être quantifiable, ce qui implique la mise en place d’indicateurs de performance comme la productivité. Pour les enseignants par exemple, cet indicateur peut être le résultat de leurs élèves. Ce suivi post-formation constitue aussi un argument de taille à présenter à la direction pour les futurs investissements.

Adapter la stratégie en fonction des retours et évolutions du marché

Des sessions de suivi post-formation permettent à l’entreprise de connaître les retours d’expérience des salariés à travers des données chiffrées. Elle peut démontrer l’efficacité d’une formation ou non. À titre d’exemple, ces retours peuvent porter sur la méthode d’apprentissage inadaptée.

L’entreprise doit également adopter une démarche proactive qui s’inscrit dans une culture d’apprentissage continu. Dans ce sens, elle peut mener une enquête de satisfaction et interroger les salariés. En parallèle, elle doit aussi analyser les tendances du marché pour s’adapter rapidement aux évolutions technologiques.