Digitaliser la gestion de la formation professionnelle
La transformation numérique des entreprises s’accélère avec le développement de logiciels spécialisés pour tous les domaines fonctionnels de l’entreprise en vue de la professionnalisation de toutes les équipes.
Aujourd’hui, les services RH doivent repenser la conduite de diverses problématiques pour optimiser les processus. Les gains potentiels en productivité et en efficacité sont énormes.
Cela est particulièrement vrai pour la formation en entreprise.
Dans la plupart des organisations, les différentes étapes de gestion de la formation se font encore de manière «manuelle», ce qui crée beaucoup de frustration, tant au niveau des RH qu’au niveau des collaborateurs et des employeurs.
Qu’est-ce que la digitalisation de la formation professionnelle ? Quelle est la pratique la plus répandue dans les départements des Ressources Humaines? Où en est la digitalisation ? Quel est le contenu de la formation et les bénéfices attendus ? Quels sont les axes d’amélioration de l’évaluation ?
Qu’est-ce que la digitalisation de la formation professionnelle ?
On confond souvent la digitalisation de la formation avec la mise en place de formations digitales. En fait, la digitalisation des contenus de formation n’est que la partie visible de l’iceberg. Car celui qui a parlé de voyage numérique a dit que la personnalisation était impérative. Cependant, afin de personnaliser les cours, les processus de formation professionnelle et les données des apprenants doivent également être numérisés. En termes simples, lorsque vous commencerez à creuser, vous vous retrouverez rapidement noyé dans une mer d’outils. Alors, comment procéder en pratique ? Nous vous expliquons comment avancer par étapes tout en adoptant une vision globale des enjeux et des problèmes existants. Mais d’abord, un petit rappel sur les définitions.
Au fur et à mesure de l’émergence des technologies et des nouveaux usages, les méthodes et services d’apprentissage proposés par les opérateurs de formation évoluent également. Vous pouvez par exemple suivre des cours sur votre smartphone lors d’un déplacement professionnel sur une application dédiée.
Dans les entreprises, cela peut se traduire par une optimisation des budgets de formation et du temps consacré par les salariés au développement des compétences. Mais surtout, cela supprime un certain nombre de barrières liées à la mobilité de l’emploi ou à la logistique, et tous les questionnements sur la nécessité de poser des congés, la rémunération pendant cette période et le droit du travail à appliquer.
La digitalisation des formations professionnelles, comme son nom l’indique, n’est pas un simple processus de digitalisation des contenus. Concrètement, la digitalisation de la formation passe par l’intégration de la digitalisation dans les parcours de développement des compétences. Cela passe par la numérisation de certains contenus de formation, mais aussi par l’utilisation d’outils numériques pour gérer les processus RH et l’achat de services associés, collecter des données sur les apprenants, organiser et rationaliser les parcours de formation.
Un logiciel de gestion des processus de formation peut gérer les processus et les données RH avant ou après les sessions de formation.
Par exemple, identification et qualification des besoins de formation ; sélection des établissements de formation (types de contrats possibles, conditions générale, etc.) ; diffusion des catalogues de formation (durée des formations, titres obtenus en fin de session, etc.) ; validation des plans de formation et suivi budgétaire; administration des formations (appels téléphoniques, feuilles de temps, etc.) et des différents organismes de formations également.
Un logiciel de gestion de formation professionnelle permet d’automatiser et de gagner du temps à chaque étape de développement et de déploiement du programme de développement des compétences d’une entreprise.
Il améliore la structure des entretiens individuels pour recueillir efficacement les demandes de formation, puis crée et anime des sessions de formation personnalisées pour les salariés.
Comment les besoins de formations professionnelles sont remontés et quelles sont les perspectives offertes par une gestion digitalisée de la formation ?
Selon une récente étude, on apprend que 82% des entreprises effectuent le recueil des demandes pendant les entretiens annuels, beaucoup de manière artisanale dont 31% sur excel, 26% sur fiches papier, 22% par retour de mail et seulement 21% par le biais d’un SIRH.
L’entretien annuel s’impose comme un moment privilégié pour collecter les besoins de formation de salariés. Les échanges entre collaborateurs et managers conduisent souvent à une formulation imprécise concernant le besoin de formation alors que ce moment devrait être idéal pour faire un bilan global de toutes les demandes.
Lorsque l’administration de la formation manque de réactivité, les salariés ont tendance à ne pas s’impliquer autour de leurs besoins de montée en compétences. De plus, un recueil artisanal conduit souvent à un manque de visibilité sur le statut de la demande.
Inciter salariés et managers à faire remonter précisément leurs besoins pour limiter la phase de requalification est un réel challenge à mettre en place dans l’entreprise.
Un logiciel de gestion de la formation offre plusieurs avantages rendant notamment la phase de collecte des besoins en formation plus efficace. Il permet dans un premier temps de centraliser toutes les données liées à la formation, y compris les besoins individuels des collaborateurs sur les compétences actuelles. De plus, ce type de logiciel est facilement accessible par tous les salariés, ce qui facilite le processus de collecte des demandes en formation, notamment pour les salariés distants et enfin les rapports générés fournissent des informations en temps réel sur les besoins de formation professionnelle.
La création d’un catalogue de formation au sein d’un SIRH simplifie-t-il réellement le processus ?
De nombreuses organisations doivent se mobiliser autour de la mise à jour de leur catalogue chaque année pour coller à l’évolution des besoins et actualiser les dates des sessions. Lorsque les programmes de formation ne correspondent pas aux besoins précis des salariés, la démarche de consultation génère une grande frustration.
Les catalogues « à l`ancienne » ne sont pas ergonomiques et la recherche de sessions s’apparente alors à un parcours de combattant !
Comment actualiser l’offre de formation en continu en vue de toujours mieux répondre à la nécessité de montée en compétences ? Tout d’abord en personnalisant votre offre de formation en recommandant des sessions adaptées à chaque talent. Chaque collaborateur peut ainsi devenir acteur de son parcours de carrière en sélectionnant les sessions qui correspondent le mieux au projet qui a été défini et dont il a envie.
Un logiciel de gestion de la formation en ligne offre plusieurs avantages intéressants pour rendre plus efficace l’étape de recueil des formations. Le premier avantage est bien sûr la rapidité avec laquelle un catalogue de formation complet et évolutif peut être construit ! Avec un logiciel RH nouvelle génération, la personnalisation d’un catalogue de formation en ligne s’opère en quelques clics. Les RH peuvent ainsi mettre à disposition des salariés des portails de formation personnalisés, avec des sessions recommandées par type de population.
Quelles sont les difficultés liées au déploiement du plan de formation professionnelle et comment un SIRH peut aider ?
Il apparaît que 83% des inscriptions sont effectuées par les gestionnaires RH pour le compte de leurs collaborateurs dont 54% en ligne sur le site des organismes de formation choisis et 46% par téléphone.
La formation est probablement la spécialité RH impliquant le plus de tâches administratives.
Pilotage des inscriptions et des convocations, pilotage des relances, règlement des factures… Lorsque le plan de formation est géré manuellement, le suivi administratif de chaque dossier est chronophage et représente une charge de travail conséquente.
Le manager doit donner son aval, le RH doit contacter les différentes écoles ou organismes de formation,se renseigner sur les aides de l’état existante et adéquate, suivre l’inscription du stagiaire … En cas de blocage à l’une de ces étapes, tout le processus RH est ralenti.
Impliquer les collaborateurs et managers dans la réservation de leurs actions de formations validées dans le cadre du plan et digitaliser toutes les étapes du cycle de formation : inscriptions, gestion administrative, reporting.
Les fonctionnalités d’automatisation offertes par un logiciel de gestion de la formation professionnelle facilitent le pilotage des demandes de formation, des inscriptions, des confirmations et des rappels. Les inscriptions aux sessions s’opèrent en quelques clics. Les RH peuvent suivre la participation et les retours des participants pour identifier les tendances et optimiser les futurs plans de formation.
Un bon logiciel de formation performant offre la possibilité aux salariés d’évaluer les sessions de formation au sein de leur plateforme dédiée. La collecte des retours des participants permet d’évaluer la qualité de la formation et d`identifier les potentiels axes d`amélioration.
Quels sont les axes d’amélioration de l’évaluation ?
La formation représente un budget conséquent et il est important de bien mesurer l’impact des actions mises en œuvre. Il est primordial d’aller au-delà des évaluations sur site pour mesurer la satisfaction immédiate et à long terme.
Il est important que les employés fournissent des commentaires après quelques mois pour mesurer l’impact sur leurs actions au quotidien. Le véritable impact de l’amélioration des compétences peut être évalué sur le terrain au fil du temps.
Les évaluations à chaud et à froid poursuivent des objectifs complémentaires, de sorte que les deux questions doivent être gérées avec une vision globale. La formation est pertinente lorsque les collaborateurs mettent en pratique ce qu’ils apprennent et que les nouvelles compétences des salariés sont alignées avec la stratégie de l’entreprise !
Les établissements de formation partagent les évaluations qu’ils ont eux-mêmes demandées au format papier et elles sont bien souvent perdues, oubliées ou tout simplement mal renseignées.
Un logiciel efficace offre aux collaborateurs la possibilité d’évaluer les formations au sein de sa plateforme dédiée. Le recueil des commentaires des participants permet d’évaluer la qualité de la formation et d’identifier les domaines potentiels d’amélioration. Grâce à ce système, plus de quatre stagiaires sur cinq ont partagé leurs avis avec les RH. Ce système présente de nombreux avantages. Le logiciel permet un suivi individuel des progrès de l’apprenant. Grâce au catalogue de formation professionnelle en ligne, la communauté des utilisateurs peut partager des évaluations à chaud et à froid et enrichir la documentation de chaque programme de formation.
Quelles bonnes pratiques faut-il suivre pour l’évaluation de la formation au final ? Clarifier à l’avance les objectifs de formation formels, établir un suivi des évaluations chaud/froid pour vérifier que les compétences se développent comme prévu et élaborer un plan pour mettre les connaissances en pratique
Conclusion
Pour répondre aux nouvelles exigences des salariés et développer en continu les compétences des talents, il est nécessaire d’impulser un pilotage de la formation plus performant. La puissance des données et la flexibilité offerte par la digitalisation propulsent la gestion de la formation vers un investissement stratégique, garantissant des collaborateurs toujours plus compétents, engagés et alignés sur la vision de l’entreprise.
Un bon SIRH avec un module de gestion de la formation professionnelle peut littéralement révolutionner la gestion de la formation en centralisant et en automatisant les processus pour tous vos salariés. Grâce à lui, les demandes de formation sont identifiées avec précision, les catalogues personnalisés et les inscriptions simplifiées.
N’hésitez pas à faire une demande de démo pour en savoir plus sur notre module de gestion de la formation professionnelle.
Réinventez la gestion des ressources humaines
Gagnez un temps précieux en simplifiant vos démarches administratives et en automatisant les tâches récurrentes. Découvrez une solution RH adaptée à vos besoins en mode Saas
