Talents et formation

Optimiser la gestion de vos entretiens annuels avec un logiciel SIRH performant

Le 23 janvier 2025 - 9 minutes de lecture
Une œuvre d'art numérique représentant quatre personnes assises autour d'une table dans une pièce aux tons chauds. La scène présente un éclairage rose et jaune, une plante et des peintures abstraites sur les murs. Une personne a un ordinateur portable ouvert sur la table.

Optimiser la gestion de vos entretiens annuels avec un logiciel SIRH performant

L’organisation d’un entretien annuel d’évaluation n’est pas une obligation légale[1]. Quatre collaborateurs sur dix n’en bénéficient pas. La pratique est plus courante dans les entreprises de plus de 500 collaborateurs. 78 % des salariés y ont accès, contre 35 % dans les TPE/PME[2]. Les revues de fin de cycle sont essentielles pour harmoniser les objectifs des employés avec ceux de l’entreprise.

L’absence de cadre implique de nombreux obstacles comme une lourdeur administrative, un manque de suivi ou l’engagement limité des collaborateurs. L’adoption d’un logiciel SIRH structure les entretiens pour les rendre plus efficaces.

L’Importance des entretiens annuels dans une stratégie RH

Les entretiens annuels poursuivent des objectifs essentiels dans la stratégie de gestion des ressources humaines :

●      Harmoniser les objectifs individuels avec ceux de l’entreprise pour faciliter l’atteinte des résultats collectifs.

●      Encourager le développement des compétences, la formation, les plans d’évolution professionnelle.

●      Intégrer des sujets importants comme la qualité de vie au travail (QVCT).

●      Prendre des décisions concernant les promotions, les arbitrages ou les révisions salariales.

Pour les employés, ils fournissent un retour constructif sur leurs compétences comme sur leurs perspectives d’évolution professionnelle.

Du côté des managers, ils facilitent l’ajustement des objectifs individuels en fonction des besoins de leurs équipes. Au niveau des RH, ces moments constituent un levier stratégique pour aligner les performances individuelles avec les priorités organisationnelles de l’entreprise.

Leur tenue présente des avantages manifestes pour chaque acteur. Pourtant, les salariés éprouvent des réticences face à ces entretiens. 44 % d’entre eux considèrent cette démarche telle une contrainte inutile[3]. Ils sont perçus comme une formalité administrative plus qu’une opportunité de développement.

Toutefois, 79 % des employés estiment qu’une organisation plus structurée est susceptible d’augmenter leur motivation et renforcer leur engagement[4]. Cette ambivalence souligne la nécessité de repenser ces échanges formels.

41 % des salariés appréhendent l’entretien annuel par peur du jugement[5]. Introduire des points d’évaluation réguliers tout au long de l’année constitue un levier pour réduire sa pression.

Un autre levier consiste à intégrer des auto-évaluations ou des entretiens 360° en continu. Les collaborateurs prennent une part active dans leur propre développement.

Les défis de la gestion traditionnelle des entretiens

La gestion non digitalisée des entretiens manque de cohérence. Elle entraîne une surcharge administrative comme un manque de suivi des performances.

Pour les salariés, ces échanges sont souvent perçus comme une tâche annuelle contraignante, diminuant à la fois leur engagement et leur motivation. 54 % déplorent l’absence d’actions concrètes à la suite de ces échanges[6]. Le manque de suivi régulier et de feed-back constructifs explique en grande partie leur perception négative.

Pour les RH, la préparation des entretiens d’évaluation est chronophage. L’absence de données structurées complique la gestion des performances et accroît le risque d’erreurs. Une sous ou surestimation des compétences risque d’impacter la confiance des collaborateurs.

Avantages d’un logiciel SIRH pour la gestion des entretiens

L’adoption d’un logiciel SIRH pour la gestion des entretiens apporte des avantages concrets aux ressources humaines :

●      Digitalisation et centralisation des données : le logiciel regroupe toutes les informations des collaborateurs sur une plateforme unique. Il permet un accès rapide aux historiques, objectifs, bilans. Il épure le suivi des carrières et l’identification des besoins.

●      Automatisation des processus : les tâches répétitives comme l’envoi de rappels ou la création de rapports sont automatisés. Les erreurs humaines sont réduites.

●      Facilitation des nouvelles pratiques (auto-évaluation, feed-back 360°) : le logiciel intègre des outils interactifs comme l’évaluation 360°. Le but est de favoriser un dialogue constructif entre collaborateurs et managers.

●      Transparence : l’utilisation d’un SIRH améliore la transparence. Les collaborateurs disposent d’un accès direct à leurs données de performance. Une visualisation instantanée de leurs objectifs simplifie leur engagement. Les RH suivent de façon proactive l’évolution des compétences. Elles identifient rapidement les besoins en ajustement.

Bon à savoir : le feedback 360° démontre son efficacité Le feedback 360° est une méthode d’évaluation où les performances d’un collaborateur sont analysées à partir des retours de plusieurs interlocuteurs : collègues, supérieurs ou collaborateurs. Il améliore le développement professionnel de 30 %[7].

Fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion des entretiens

Pour optimiser la gestion des entretiens professionnels, un SIRH intègre des outils adaptés aux différentes étapes du processus.

Planification et suivi des campagnes

Le SIRH met à disposition des outils pour planifier puis suivre les entretiens. Il permet de créer des formulaires personnalisés selon les besoins de chaque poste. Il envoie des notifications automatiques pour informer les employés de leur date d’entretien

Évaluation multidimensionnelle et analyse des performances

Il offre des outils pour évaluer les compétences, suivre les objectifs, intégrer les feed-back des collaborateurs et de l’auto-évaluation. Il génère des rapports et des tableaux de bord offrant une vue d’ensemble détaillée des performances.

Choisir les formations pendant les entretiens

Le SIRH met à disposition les catalogues de formation. Il simplifie le choix des programmes adaptés, la gestion des mutations internes, le suivi des progrès.

Bénéfices pour les différents acteurs de l’entreprise

L’utilisation d’un SIRH pour la gestion des entretiens annuels améliore l’expérience de l’ensemble des parties prenantes.

 Équipes RHManagersCollaborateurs
Gain opérationnelAutomatisation des tâchesCentralisation des donnéesGénération de rapports personnalisésPréparation simplifiée des entretiensAccès aux informations du collaborateurSuivi des objectifsAccès aux informations personnellesAuto-évaluation
Gain stratégiqueIdentification des talentsSuivi des compétencesPlanification des besoins en formationDéfinition d’objectifs Suivi de la performance individuelleDéveloppement des compétences de l’équipeVisibilité sur les opportunités de carrièreParticipation à la définition des objectifs

Mise en place, adoption d’un logiciel SIRH

Un logiciel SIRH agile doit offrir une flexibilité suffisante pour s’adapter aux changements organisationnels. Modulable, il garantit une gestion fluide des ressources humaines y compris durant les périodes de croissance ou de transformation.

Des formations adaptées aux nouvelles approches d’entretien sont nécessaires pour établir une maîtrise rapide du système par les utilisateurs.

Malgré les caractéristiques intuitives natives de tout SIRH, un support technique de qualité demeure essentiel pour résoudre les problèmes techniques. Il inclut des sessions de formation en groupe ou individuelle, des tutoriels en ligne, un accompagnement…

Conscient de ces enjeux, Optimal RH propose des offres modulaires adaptées aux besoins de chaque organisation.

Perspectives et évolutions futures

Les entretiens annuels se transforment en évaluations plus régulières, centrées sur le développement continu des compétences.

Cette approche assure un meilleur suivi des performances comme des besoins de formation. Elle favorise une gestion proactive des ressources humaines avec une meilleure adaptation aux évolutions du marché.

L’intelligence artificielle dans les SIRH propose des recommandations personnalisées basées sur l’analyse des données en temps réel. Par exemple, après un entretien annuel, elle suggère des formations adaptées aux compétences manquantes ou identifie des opportunités de mobilité interne. L’automatisation de ces tâches apporte un gain de temps précieux aux équipes sur leurs perspectives de développement professionnel.

Zoom sur Optimal RH

Optimal RH est une solution SaaS modulaire, conçue pour répondre aux besoins variés des services RH. Déployable en sept jours, elle minimise les perturbations internes grâce à une interface intuitive et une migration fluide des données.

Les entreprises choisissent les modules en fonction de leurs besoins spécifiques, aussi bien pour la gestion des absences, des plannings que des carrières.

L’intégration dans l’environnement Microsoft avec des outils comme Power BI offre une visualisation claire des indicateurs RH à l’instar des performances ou des besoins en formation.

Cette approche proactive aide les équipes RH à mieux gérer les compétences des collaborateurs afin d’ajuster leurs stratégies en temps réel.

Optimal RH est conçu par des équipes passionnées, à l’écoute des besoins de chaque organisation. De manière à découvrir notre approche sur le pilotage des entretiens annuels, visitez notre page dédiée à la gestion des carrières.

Points clés à retenir :

●  Un logiciel SIRH allège la charge administrative, libérant du temps pour des missions plus stratégiques.

●  Les collaborateurs gagnent en engagement grâce à des méthodes d’évaluation plus structurées, combinées à un suivi personnalisé.

●  Les données centralisées sont analysées en temps réel, elles permettent une meilleure prise de décision.


[1] https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F31854

[2] https://www.francetvinfo.fr/replay-radio/c-est-mon-boulot/pourquoi-toutes-les-entreprises-ne-pratiquent-pas-l-entretien-annuel-d-evaluation_5888506.html

[3]  https://4355277.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/4355277/Content%20(White%20Papers,%20Tools,%20Testimonials..)/Infographie/Elevo_Etat%20des%20lieux%20de%20lentretien%20annuel%20en%20France.pdf

[4] https://4355277.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/4355277/Content%20(White%20Papers,%20Tools,%20Testimonials..)/Infographie/Elevo_Etat%20des%20lieux%20de%20lentretien%20annuel%20en%20France.pdf 

[5]  https://javelo.io/fr/blog/sondage-salaries-entretien-annuel-2022/

[6] https://4355277.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/4355277/Content%20(White%20Papers,%20Tools,%20Testimonials..)/Infographie/Elevo_Etat%20des%20lieux%20de%20lentretien%20annuel%20en%20France.pdf 

[7] https://start.lesechos.fr/travailler-mieux/vie-entreprise/tantot-epies-tantot-boostes-les-salaries-ne-vivent-pas-levaluation-de-la-meme-facon-1365962